.. og det gjelder byråkratiet også!
Neste fredag skal vi norske studentene her arrangere en såkalt Norsk Aften hvor vi skal fremme Norge og norsk kultur, mat og drikketradisjoner for våre professorer og medstudenter og noen til. Det blir sånn omtrent 120 gjester, så arrangementet er noe større en tradisjonell norsk helgefest. I arrangement komiteen, har jeg ansvaret for å skaffe festlokale samt mat og drikke. Et stort ansvar må jeg si... Og i dag fikk jeg særlig erfare at et slikt arrangement ikke bare kan arrangeres sånn uten videre. Det må godkjennes, må vite. Jeg fikk beskjed om å plukke opp 2 skjemaer hos MIT InfoCenter.
Den ene skjemaet så overkommelig ut - bare 2 stykker som skulle signere. Det andre var mer komplekst. En hel masse å fylle ut og 6 (seks) stykker som må signere!(?) Etter å ha brukt 5 minutter på å fylle ut allverdens detaljer om arrangementet gikk jeg tom for tålmodighet og tok en hel haug norske snarveier og vips - så var formularet klar for signering. Det skulle signeres av EventHost, jeg trengte Space Confirmation, Alcohol Approval, Event Review and Approval, Assignment of Campus Police Detail og City of Cambridge License. Heldigvis slapp Presidenten å undertegne.. Jeg dro frem kartet over campus og fant frem de ulike kontorene hvor jeg kunne finne de autoriserte signatører.. Campus er stor, så jeg beregnet korteste og optimale rute mellom kontorene og satt i gang.
Etter 2 signaturer fikk jeg bittert erfare at formularet ikke kan signeres i vilkårlig rekkefølge. Åhnei, det må signeres i en gitt rekkefølge. Da jeg antydet at når formularet var ferdigsignert kunne man umulig se i hvilken rekkefølge det ble gjort, og at kanskje det viktigste var at det ble signert, ble jeg møtt av et blikk som ga tydelig signal om at jeg ikke ville komme noen vei verbalt.. Jeg måtte ta beina fatt - og selvfølgelig var bare annenhver ’signatør’ på samme side av campus... En annen ting jeg lærte var at svært få er på kontorene sine, og enda færre tar med seg mobiltelefonen. Jeg fikk etterhvert tidsnød, siden sistemann som skulle signere (campus Police) skulle hjem ekstra tidlig og gjorde meg svært oppmerksom på at jeg MÅTTE levere formularet idag, siden det må leveres inn 5 business days før eventet skal avholdes. Da jeg forsiktig antydet over telefonen at jeg kunne komme innom veldig tidlig mandags morgen, ble jeg møtt av total stillhet.. Jeg la på og fant det best å oppsøke de resterende autoriserte ’signatørene’ (for det er bare noen helt spesielle som kan signere på slike viktige papirer). En av signatørene måtte jeg hente ut fra et møte.. hun signerte dog med et smil. Med 7 minutt margin rakk jeg Campus Police og fikk hans signatur også før han tok det jeg vil kalle en tidlig helg. Han signerte dog under tvil – og gjorden meg oppmerksom på at jeg hadde glemt å fylle inn SAP account number. Blikket mitt avslørte at jeg ikke ante hva han pratet om, så han forklarte meg tilfreds at et SAP account number har 7 siffer. Da ble alt mye klarere(?) Jeg sa at uansett hva det var, så skulle jeg ordne det over telefon mandagsmorgen. Han dro på det men sa OK, og 3 timers signeringsferd var i boks.
Neste fredag skal vi norske studentene her arrangere en såkalt Norsk Aften hvor vi skal fremme Norge og norsk kultur, mat og drikketradisjoner for våre professorer og medstudenter og noen til. Det blir sånn omtrent 120 gjester, så arrangementet er noe større en tradisjonell norsk helgefest. I arrangement komiteen, har jeg ansvaret for å skaffe festlokale samt mat og drikke. Et stort ansvar må jeg si... Og i dag fikk jeg særlig erfare at et slikt arrangement ikke bare kan arrangeres sånn uten videre. Det må godkjennes, må vite. Jeg fikk beskjed om å plukke opp 2 skjemaer hos MIT InfoCenter.
Den ene skjemaet så overkommelig ut - bare 2 stykker som skulle signere. Det andre var mer komplekst. En hel masse å fylle ut og 6 (seks) stykker som må signere!(?) Etter å ha brukt 5 minutter på å fylle ut allverdens detaljer om arrangementet gikk jeg tom for tålmodighet og tok en hel haug norske snarveier og vips - så var formularet klar for signering. Det skulle signeres av EventHost, jeg trengte Space Confirmation, Alcohol Approval, Event Review and Approval, Assignment of Campus Police Detail og City of Cambridge License. Heldigvis slapp Presidenten å undertegne.. Jeg dro frem kartet over campus og fant frem de ulike kontorene hvor jeg kunne finne de autoriserte signatører.. Campus er stor, så jeg beregnet korteste og optimale rute mellom kontorene og satt i gang.
Etter 2 signaturer fikk jeg bittert erfare at formularet ikke kan signeres i vilkårlig rekkefølge. Åhnei, det må signeres i en gitt rekkefølge. Da jeg antydet at når formularet var ferdigsignert kunne man umulig se i hvilken rekkefølge det ble gjort, og at kanskje det viktigste var at det ble signert, ble jeg møtt av et blikk som ga tydelig signal om at jeg ikke ville komme noen vei verbalt.. Jeg måtte ta beina fatt - og selvfølgelig var bare annenhver ’signatør’ på samme side av campus... En annen ting jeg lærte var at svært få er på kontorene sine, og enda færre tar med seg mobiltelefonen. Jeg fikk etterhvert tidsnød, siden sistemann som skulle signere (campus Police) skulle hjem ekstra tidlig og gjorde meg svært oppmerksom på at jeg MÅTTE levere formularet idag, siden det må leveres inn 5 business days før eventet skal avholdes. Da jeg forsiktig antydet over telefonen at jeg kunne komme innom veldig tidlig mandags morgen, ble jeg møtt av total stillhet.. Jeg la på og fant det best å oppsøke de resterende autoriserte ’signatørene’ (for det er bare noen helt spesielle som kan signere på slike viktige papirer). En av signatørene måtte jeg hente ut fra et møte.. hun signerte dog med et smil. Med 7 minutt margin rakk jeg Campus Police og fikk hans signatur også før han tok det jeg vil kalle en tidlig helg. Han signerte dog under tvil – og gjorden meg oppmerksom på at jeg hadde glemt å fylle inn SAP account number. Blikket mitt avslørte at jeg ikke ante hva han pratet om, så han forklarte meg tilfreds at et SAP account number har 7 siffer. Da ble alt mye klarere(?) Jeg sa at uansett hva det var, så skulle jeg ordne det over telefon mandagsmorgen. Han dro på det men sa OK, og 3 timers signeringsferd var i boks.
